CRM w ClickUp da się zbudować bez kupowania osobnego systemu: wystarczy lista, w której każda szansa sprzedażowa to zadanie, etapy sprzedaży to statusy, a dane klienta to pola niestandardowe. W naszej firmie B2B taki pipeline działa na co dzień, a większość danych uzupełnia AI na podstawie maili i notatek ze spotkań.

Naturalny odruch firmy, która chce uporządkować sprzedaż, to zakup CRM-a. Creatio, Pipedrive, HubSpot, wybór jest ogromny, a AI w każdym z nich kusi obietnicami. My ten zakup wstrzymaliśmy. I to była najlepsza decyzja zakupowa ostatnich miesięcy, właśnie dlatego, że jej nie podjęliśmy.

Dlaczego nie kupiliśmy CRM-a od razu

Nasza firma była w środku zmian procesowych. Etapy sprzedaży istniały głównie jako ładne nazwy, przez nikogo nieużywane. Nikt nie wiedział, co konkretnie wpisać, nikt nie pilnował, a szanse sprzedażowe żyły w mailach i w głowach ludzi.

Wdrożenie CRM-a w takim momencie to przepisanie bałaganu do drogiego narzędzia. System nie naprawia procesu, tylko go utrwala. Jeśli proces jest niejasny, CRM będzie niejasny w droższej oprawie.

Zamiast tego zdecydowałam: najpierw układamy proces, potem wybieramy narzędzie. A do testowania procesu użyjemy tego, co już mamy, czyli ClickUpa, w którym firma i tak pracuje na co dzień.

Najpierw proces: siedem etapów sprzedaży

Etapy zbudowałam na kursie AI_Sales, gdzie uczyłam się od Szymona Negacza. Kluczowa lekcja: etap sprzedaży to nie nazwa, tylko kamień milowy opisany z perspektywy klienta. Szansa przechodzi dalej nie wtedy, gdy handlowiec coś zrobił, ale gdy klient coś osiągnął.

Nasz pipeline wygląda tak: nowy lead, kwalifikacja, odkrycie, koncepcja, oferta, negocjacje, a na końcu wygrana albo przegrana. Każdy etap ma kryterium przejścia. Lead jest zakwalifikowany dopiero wtedy, gdy sprawdziliśmy dopasowanie i klient mailowo potwierdził chęć rozmowy. Odkrycie jest zamknięte, gdy klient potwierdził nasze rozumienie jego sytuacji. Bez spełnionego kryterium szansa nie idzie dalej, choćby nie wiem jak ładnie wyglądała w tabeli.

Jak zrobić CRM w ClickUp?

Technicznie nasz CRM w ClickUp to osobna przestrzeń z listą Pipeline, w której etapy sprzedaży są po prostu statusami zadań. Każda szansa sprzedażowa to jedno zadanie, które wędruje przez statusy od leada do wygranej lub przegranej.

Każda szansa ma zestaw pól: kraj, osoba kontaktowa, segment klienta, branża, produkt, źródło leadu, ocena leada, wartość szansy, prawdopodobieństwo i następny krok. To nie są pola wymyślone na zapas. Każde odpowiada na pytanie, które przy przeglądzie pipeline'u naprawdę zadajemy.

Na te same dane patrzymy z trzech stron. Widok listy grupuje szanse po etapach i pokazuje wszystkie pola. Widok tablicy (board) daje klasyczny obraz pipeline'u w kolumnach. A widok obciążenia pokazuje, kto z zespołu prowadzi ile szans i na jakich etapach. Zero dodatkowych raportów do klikania, wszystko z tych samych zadań.

AI uzupełnia CRM za nas

Najciekawsza część tego układu to nie ClickUp, tylko to, co się dzieje wokół niego. Nasz firmowy Claude jest połączony z ClickUpem i całym Microsoft 365. Gdy w skrzynce pojawia się mail od klienta, dostaje polecenie: połącz wszystko do CRM. Na podstawie maili, opisów i umów sam uzupełnia kartę szansy. Notatki ze spotkań powstają z transkrypcji rozmów, ręcznie dopisujemy tylko to, czego nigdzie nie ma.

Do tego w samym ClickUpie działa wbudowana AI, z którą rozmawiamy bezpośrednio w narzędziu. Pyta się ją o statystyki, filtruje szanse, sprawdza, co się dzieje w pipeline. Odpowiada na miejscu, bez łączenia się z czymkolwiek na zewnątrz.

To zmienia ekonomię całego rozwiązania. Największy koszt każdego CRM-a to nie licencja, tylko dyscyplina ludzi, którzy mają go uzupełniać. Jeśli większość danych wpada sama, ta bariera znika.

Co z tego mamy

Po kilku tygodniach od uruchomienia mieliśmy w pipeline dziesięć aktywnych szans i trzy wygrane deale, każda szansa z krajem, produktem i segmentem klienta. Rozmawiamy o konkretnych firmach z Unii Europejskiej, na konkretnych etapach, z konkretnym następnym krokiem. Wcześniej ta wiedza była rozproszona po mailach i głowach.

Czy ten CRM jest idealny? Nie. I nie udaję, że jest. Całkiem możliwe, że za jakiś czas kupimy dedykowany system, który robi pewne rzeczy lepiej. Ale wtedy będziemy dokładnie wiedzieć, czego od niego wymagać, bo najpierw ułożyliśmy proces i przetestowaliśmy go na żywym organizmie. Wyciągnięcie danych z ClickUpa i przeniesienie ich do docelowego CRM-a to przy poukładanym procesie zadanie proste.

Kiedy warto kupić CRM, a kiedy wystarczy ClickUp?

Jeśli Twój proces sprzedaży jest stabilny, zespół handlowy liczy kilkanaście osób i wiesz dokładnie, jakich raportów potrzebujesz, dedykowany CRM prawdopodobnie ma sens od razu. Jeśli jednak proces dopiero się układa, a firma już pracuje w narzędziu takim jak ClickUp, Notion czy Asana, zbudowanie w nim pipeline'u to tańszy i mądrzejszy pierwszy krok. Uczysz się na czymś, co masz, zamiast płacić za system, którego wymagania dopiero poznajesz.

Uważam, że lepsze jest dopracowanie aplikacji, którą już mamy, niż trzymanie sprzedaży w głowie albo w Excelu. Tym bardziej, że dziś duża część tej pracy może się tworzyć sama, na podstawie maili i transkryptów rozmów.

Czasem najlepsza decyzja zakupowa to ta, której jeszcze nie podjęłaś.

Najczęstsze pytania

Czy mała firma potrzebuje CRM-a?

Mała firma potrzebuje przede wszystkim uporządkowanego procesu sprzedaży, nie systemu. Jeśli etapy sprzedaży są niejasne, CRM tylko utrwali bałagan. Dedykowany system ma sens, gdy proces jest stabilny, zespół handlowy rośnie i wiadomo dokładnie, jakich raportów potrzebujesz.

Czy ClickUp może zastąpić CRM?

Tak, dla małego zespołu B2B ClickUp może pełnić rolę CRM-a. Wystarczy lista, w której każda szansa sprzedażowa to zadanie, etapy sprzedaży to statusy, a dane klienta to pola niestandardowe. Widoki listy, tablicy i obciążenia dają obraz pipeline'u bez dodatkowych raportów.

Ile kosztuje CRM zbudowany w ClickUp?

Nic ponad licencję ClickUpa, którą firma już opłaca. Największy koszt każdego CRM-a to nie licencja, tylko dyscyplina ludzi, którzy mają go uzupełniać. Gdy większość danych wpada automatycznie z maili i transkrypcji spotkań dzięki AI, ta bariera znika.

Ilona, dla znajomych Ilka 🤍